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(005)AutomatizarBHubBusiness Architect

A esteira do paralegal

Problema
A venda nascia no Pipedrive e a execução no Pipefy. Entre os dois, alguém copiando dado na mão.
O que fiz
Um campo de origem e mais de 30 automações no Zapier ligando a esteira inteira, da venda ao card preenchido.
Resultado
De 20 a 30 mil tarefas automáticas por mês e cerca de 1h30 a menos de trabalho manual por dia.
tarefas automatizadas por mês
20 a 30 mil
de trabalho manual a menos por dia
~1h30
automações
30+
caminhos na automação mais complexa
15

Da venda ao card, sem copiar e colar

  1. 01PipedriveA venda fecha. O ID do negócio vira a origem de tudo.
  2. 02ZapierEscolhe o caminho pelo serviço vendido. Até 15 caminhos numa automação.
  3. 03PipefyCards criados e preenchidos: cliente, serviço e detalhes da execução.
  4. 04SendGridOs e-mails de cada etapa saem sozinhos.
Serviços cobertos: abertura de empresa e de offshore, filiais e inscrições, encerramento, mudança de endereço e registro de atas.

Problema

O paralegal da BHub tinha várias frentes: abertura de empresa e de offshore, filiais e inscrições, encerramentos, mudança de endereço e registro de atas.

A venda acontecia no Pipedrive, a execução no Pipefy, e os dois não se falavam. Cada venda virava alguém copiando dado de um lado para o outro, e a tarefa não dizia de qual venda tinha saído.

O que fiz

Primeiro, o mais simples: um campo no Pipefy com o ID do negócio no Pipedrive. Toda tarefa passou a carregar a sua origem.

Em cima disso, a esteira inteira com o que a empresa já tinha. Fechou a venda, o Zapier cria os cards certos e preenche cliente, serviço e detalhes. Foram mais de 30 automações.

Volume menor que o dos certificados, complexidade maior: cada serviço tem as suas etapas.

Mostrar o ganho funciona melhor do que impor o campo.

O que quebrou

Os campos que ninguém queria preencher.

No começo, criei muitos campos de controle para ter informação, e quase todos eram preenchidos à mão. A carga cognitiva subiu e a operação não gostou. Mudei a conversa para uma troca: você precisa da informação X? Preenchendo Y e Z, eu automatizo estes outros processos manuais. Quando o ganho ficou visível, o campo deixou de ser imposição.

Confiabilidade

O Zapier registra cada execução e avisa quando algo falha ou precisa de nova tentativa. Eu recebia esses alertas por e-mail e, nos processos mais críticos, montei uma automação que também me avisava no Slack.