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(006)AutomatizarBHubBusiness Architect

Régua dos certificados

Problema
Com cerca de 5 mil clientes, acompanhar certificado vencendo tomava 5 horas por dia de uma pessoa.
O que fiz
Uma régua do dado ao e-mail, e de volta: a resposta do cliente preenche o card sozinha.
Resultado
O follow-up caiu para 30 minutos por dia, sem contratar ninguém.
de follow-up manual por dia
5 h → 30 min
tarefas por mês só nessa régua
60 a 70 mil
clientes na linha de certificados
~5 mil
contratações para dar conta
0

A régua, toda semana

  1. 01DatabricksA consulta separa vencidos, a vencer e sem certificado.
  2. 02PlanilhaRecebe a lista e dispara um webhook.
  3. 03ZapierPercorre cliente por cliente.
  4. 04PipefyUm card por cliente, na etapa certa.
  5. 05SendGridO e-mail certo para cada situação.

Quando o cliente responde, um webhook atualiza o card sozinho: quantos follow-ups foram enviados, a data do último, se o cliente respondeu e quando.

Problema

Certificado digital vence, e cliente esquece. Com cerca de 5 mil clientes, acompanhar quem estava vencido, quem ia vencer e quem nem tinha certificado virou lista na mão e e-mail um por um.

Dava para contratar. Mas contratar para copiar e colar e-mail é como contratar alguém para apertar o botão do elevador.

O que fiz

A régua inteira com as ferramentas que a empresa já tinha, cuidando da ida e da volta. Ninguém precisa abrir caixa de entrada para atualizar o Pipefy.

Só essa régua rodava de 60 a 70 mil tarefas por mês, dentro das cerca de 100 mil da frente, somando a esteira do paralegal.

A automação que só manda e-mail resolve metade. A outra metade é ler a resposta.

O que quebrou

O primeiro disparo grande.

No primeiro envio, de cerca de mil e-mails, o servidor do Google travou depois de 200 ou 300 e bloqueou o envio de todos os projetos da conta. Por sugestão de um engenheiro, migrei para a API do SendGrid em dois dias. Ferramenta de escritório aguenta o piloto. Escala pede serviço feito para isso.

Confiabilidade

A régua usava a base oficial de contatos de clientes da empresa, e a premissa era que o cadastro estava certo. Quando o contato errado recebia e respondia, o pedido de correção ia para o cadastro, não para a régua. Assim a fonte melhorava com o uso, em vez de cada automação manter a sua própria lista.